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Envíe una factura con Genius

Cree una factura en el Portal, envíela por correo electrónico o por mensaje de texto, y deje que su cliente pague en línea. Estos ocho capítulos cubren la configuración inicial, que se hace una sola vez, el envío de una factura y el seguimiento hasta que se pague. Todas las pantallas que se muestran son del Centro de Ayuda de Genius.

  1. CAP. 1–2ConfigurarRevise su marca y active Invoicing.
  2. CAP. 3–4IniciarAbra una factura nueva y elija al cliente.
  3. CAP. 5ArmarAgregue artículos y los descuentos que correspondan.
  4. CAP. 6EnviarRevísela y luego envíela por correo electrónico o por mensaje de texto.
  5. CAP. 7–8Dar seguimientoRevise el estado, envíe recordatorios, reembolse o cancele.

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Primero revise su marca

Cada factura lleva el nombre de su negocio, su logotipo y los colores de su marca, tomados de la página Branding del Portal.

Portal › Branding
  • Llene su Business Name.
  • Agregue su logotipo y los colores de su marca.
  • Los cambios se aplican automáticamente a las facturas y a otros productos compatibles.
Obligatorio: si Business Name está en blanco, las facturas enviadas por correo electrónico no se entregarán.

Confirme también

  • Que su cuenta tenga acceso a Invoicing (capítulo 2).
  • Que cada ubicación que enviará facturas esté configurada.
Fuente: Getting Started with Invoicing
Un ejemplo de factura tal como la ve el cliente, con los datos de su negocio en la parte superior.
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Active Invoicing

Invoicing es una herramienta que usted agrega desde el Marketplace. Esto se hace una sola vez por cuenta.

Marketplace › Tools › Invoicing › Add

Suscríbase

  1. Busque Invoicing en la lista de herramientas y seleccione Add.
  2. Seleccione Explore Plans.
  3. Revise los detalles, marque la casilla y seleccione Confirm Pricing.
  4. Seleccione See My Tools, busque Invoicing y seleccione Enable.

Solicite acceso

  1. Seleccione Get Started.
  2. Seleccione Submit Request.
Espere el correo electrónico: las solicitudes normalmente se procesan en un plazo de 24 horas. Hasta entonces, la página muestra "Awaiting Configuration."
Fuente: Getting Started with Invoicing
Marketplace, Tools: ubique Invoicing y seleccione Add.
Marque la casilla y luego Confirm Pricing.
My Tools: seleccione Enable.
Get Started, luego Submit Request.
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Inicie una factura nueva

Puede empezar desde cualquiera de las dos páginas de facturas del Portal.

Invoices › List u Overview › Add Invoice
  1. En el Portal, seleccione Invoices y luego List u Overview.
  2. Seleccione Add Invoice en la parte superior derecha.
  3. Elija un Location y un Order Type.
  4. Seleccione una fecha de vencimiento.

Tenga a la mano

  • El correo electrónico o el número de celular del cliente.
  • Los artículos o servicios que va a cobrar.
Fuente: Add an Invoice
La página Invoice List. Add Invoice está en la parte superior derecha.
Location, Order Type y fecha de vencimiento.
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Agregue al cliente

Elija a alguien que ya esté en su lista de clientes, o agregue un cliente nuevo sin salir de la factura.

Add Invoice › Customer
  1. Abra el menú desplegable de clientes y busque por nombre.
  2. Seleccione al cliente, o seleccione Add new customer.
  3. Para un cliente nuevo, llene los campos marcados con un asterisco. Abra Additional Fields solo si quiere registrar más datos.
  4. Seleccione Save.
  5. Para enviar copia de la factura a otras personas, ingrese sus correos electrónicos en los destinatarios adicionales.
Fuente: Add an Invoice
Busque un cliente, o elija Add new customer.
Campos obligatorios para un cliente nuevo.
Additional Fields, opcionales.
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Agregue artículos y descuentos

Los artículos vienen de su Item Library, o puede escribir un artículo manual para una sola ocasión. El total se actualiza conforme avanza.

Add Invoice › Items › Edit Cart

Artículos

  1. En la sección Items, seleccione Edit Cart.
  2. Busque y seleccione un artículo, o agregue un artículo manual.
  3. Ingrese la cantidad y revise el precio.
  4. Repita hasta que todo esté en la factura.

Descuentos (opcional)

  1. En Totals, seleccione Add/Edit Discounts.
  2. Seleccione Discounts para elegir un descuento guardado, o Manual para ingresar un porcentaje o un monto en dólares.
  3. Ingrese las credenciales de gerente si se le piden y luego seleccione Save.
Fuente: Add an Invoice
La sección Items. Edit Cart abre el selector de artículos.
Cómo se agregan artículos a la factura.
Add/Edit Discounts.
Descuentos guardados o manuales.
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Revise y envíe la factura

Revise la factura una vez más, elija cómo se le avisa al cliente y envíela.

Add Invoice › Communication › Send Invoice
  1. Escriba cualquier nota para el cliente en Message to Customer.
  2. En Communication, elija el método de notificación: correo electrónico, mensaje de texto o ambos.
  3. Seleccione Send Invoice.

¿Va a enviar varias? Seleccione Send and Add Another para empezar la siguiente factura de inmediato.

Qué recibe el cliente

Un enlace seguro para ver la factura en línea, descargarla y pagar. Puede pagar el total o una parte, o pagar en persona en su POS.

Fuente: Add an Invoice
La página Add Invoice completa. Communication y Send Invoice están al final. Haga clic para ampliar.
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Revise qué se ha pagado

Dos páginas muestran en qué estado está cada factura.

Invoices › Overview o List

Overview

  • Agrupa las facturas en Overdue, Outstanding y Paid (vencidas, pendientes y pagadas).
  • Seleccione un grupo para ver solo esas facturas.
  • Si tiene varias ubicaciones, use el menú desplegable para ver una a la vez.

List

  • Busque por nombre del cliente, número de teléfono o número de factura.
  • Filtre por estado, ubicación o fecha.
  • Use el menú de tres puntos de una fila para duplicar, editar, ver una vista previa o enviar un recordatorio.
  • Seleccione Export para obtener una copia en Excel o PDF.
Fuente: Manage Invoices
Overview: Overdue, Outstanding y Paid.
List: busque, filtre y abra cualquier factura.
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Recuerde, reembolse o cancele

Abra una factura desde la lista para ver sus detalles y actuar sobre ella. Las acciones disponibles dependen del estado de la factura.

Invoices › List › seleccione una factura › Invoice Actions
  • Send reminder: vuelve a enviar la factura por el método original.
  • Preview invoice: muestra lo que ve el cliente y le permite descargar un PDF.
  • Duplicate invoice: inicia una factura nueva con el mismo cliente, los mismos artículos y los mismos precios.
  • Cancel invoice: cualquier pago parcial se reembolsa y se le avisa al cliente.
  • Refund invoice: aparece solo en las facturas con pagos completados.
  • Write off: marca una factura sin pagar como Bad Debt (deuda incobrable). Los pagos parciales no se reembolsan.

En la página de detalles

  • Activity Log: cuándo se enviaron las notificaciones, cuándo vio el cliente la factura y cuándo llegaron los pagos.
  • Tenders: todos los pagos aplicados hasta ahora.
Fuente: Manage Invoices
Refund Invoice y el menú Invoice Actions, arriba de la sección Items.
El Activity Log.
Tenders: pagos aplicados a la factura.
La página Invoice Details completa. Haga clic para ampliar.
RESUMEN

Una rutina sencilla para que le paguen

Este calendario es una sugerencia, no un requisito de Genius. Cada paso usa una función de los capítulos anteriores.

Al terminar el trabajoEnvíe la factura el mismo día (capítulos 3–6).
Cada semanaAbra Overview y revise Outstanding (capítulo 7).
Cuando esté vencidaEnvíe un recordatorio desde Invoice Actions (capítulo 8).
Cada mesExporte la lista para sus registros (capítulo 7).

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