Administre su inventario con Genius

Organice el Item Library

Todo el inventario vive en el Portal (Back Office, oficina administrativa). La biblioteca es una jerarquía de cuatro niveles, y solo el primero y el último son obligatorios.

• Category (categoría) es el nivel más amplio, por ejemplo Ropa.
• Subcategory y Group (subcategoría y grupo) son capas opcionales dentro de una categoría.
• Item (artículo) es lo que usted vende y cuenta.

Qué hacen los controles

• Actions en una fila agrega o edita categorías, subcategorías y grupos.
• El ícono de lápiz abre un artículo para editarlo.
• Move Selected Items mueve los artículos marcados a otra rama.
• Delete Selected Items elimina los artículos marcados después de dos confirmaciones. La eliminación es permanente.

Agregue un artículo

Solo Item Name y Unit Price son obligatorios. Llene también Cost e Item Code, porque los márgenes, los códigos de barras y el empaque dependen de ellos.

1. Haga clic en Add Item en la parte superior derecha del Item Library.
2. Ingrese el nombre, el precio unitario, el costo y el código del artículo.
3. En "Where this item will appear," haga clic en Select para fijar el Item Library Position.
4. Elija los Item Screens donde aparecerá su botón en el POS.
5. Marque Enable Quantity Tracking e ingrese el Quantity on Hand.
6. Haga clic en Save y luego en Done.

Importe artículos en bloque

Si tiene un catálogo grande, llene una hoja de cálculo y súbala en lugar de escribir cada artículo.

1. Descargue el archivo de muestra Item Library.
2. Llene una fila por artículo. Deje Item Id en blanco.
3. Guarde el archivo como .ods (hoja de cálculo OpenDocument).
4. Regrese a Import Library, haga clic en Choose File y luego en Import.

Columnas obligatorias

• Category, Color, Icon e IconType
• Item Name y Price
• Discountable y Gift Card (Yes o No)

Active el seguimiento de cantidades

Este es el interruptor que hace que Genius cuente las existencias. Una vez activado, cada venta se descuenta de Quantity on Hand.

1. Si tiene más de una ubicación, primero seleccione la ubicación. El seguimiento se configura por ubicación.
2. Busque la columna Track Qty en la tabla de artículos.
3. Marque la casilla de cada artículo que quiera controlar.
4. Escriba la cantidad que tiene disponible en el cuadro de al lado.
5. Haga clic en Save en la parte superior derecha.

Para dejar de controlar un artículo, desmarque su casilla y guarde.

Cuente las existencias y reciba entregas

Las ventas reducen sus conteos automáticamente. Las entregas y los conteos físicos se registran con un archivo que usted descarga, llena y sube.

1. Abra el menú desplegable Download and Update junto a Save.
2. Elija el método que corresponda a la tarea:
   • Physical Count para corregir las existencias después de contar los estantes.
   • Items Received para sumar una entrega a lo que ya tiene.
3. Descargue el archivo, ingrese los números y súbalo de nuevo.

Configure los códigos de barras

El campo Item Code es el código de barras. Un artículo sin código no devuelve nada al escanearlo.

Agregue códigos

• Un artículo: ábralo con el ícono de lápiz, ingrese el UPC en Item Code y guarde.
• Muchos artículos: elija Export Active Records, llene la columna P con cada código y luego vuelva a importar el archivo.

Escanee en la caja registradora

1. Abra el módulo Orders (Sale) en el POS.
2. Vaya a Search y toque el ícono de código de barras.
3. Escanee el artículo. Se agrega al carrito.

Venda por unidad, paquete o caja

El empaque permite vender y controlar un mismo artículo en varios tamaños, como una botella suelta y una caja de 12.

1. Verifique que el artículo tenga Item Code, Item Name y Unit Price.
2. Desplácese hasta el final y active Enable Packaging.
3. Haga clic en + Add Packaging.
4. Ingrese el nombre del paquete, la cantidad, la unidad, la cantidad por caja, el costo por caja y el precio por caja.
5. Haga clic en Add y luego en Save.

Los niveles se crean a nivel de Account. Después, cada ubicación los activa o desactiva con el ícono de lápiz.

Vincule proveedores y fije puntos de reorden

Los proveedores le indican a Genius quién surte cada artículo, y los puntos de reorden le indican cuándo se le está acabando.

1. Otorgue acceso: en Staff › Groups, edite el grupo y marque "Allow users to access and manage Vendors."
2. Haga clic en New Vendor, llene los campos obligatorios y guarde.
3. Asigne proveedores a los artículos a nivel de ubicación. Uno por artículo puede ser el Primary Vendor, marcado con una estrella amarilla.
4. Fije un Reorder Point (el mínimo que debe mantener) y un Target Quantity (el nivel ideal).

Ejemplo práctico

Meta de 100 gorras, 16 disponibles. Genius marca el artículo y sugiere pedir 84.

Ajuste precios y costos

Cambie un artículo en su fila, o mueva muchos precios a la vez con un porcentaje.

Un artículo

Escriba el nuevo valor en el campo Price o Cost de la fila y haga clic en Save.

Muchos artículos

1. Marque los artículos, o marque la casilla del encabezado para seleccionar todos los que se muestran.
2. Elija Bulk Action › Adjust Prices.
3. Ingrese un porcentaje: 10 sube los precios 10%, -10 los baja 10%.
4. Elija Unit Price, Location Price o ambos.
5. Elija una regla de redondeo, como al $0.05 más cercano o una terminación en .x9.
6. Haga clic en Apply Adjustment.

Vea qué se está vendiendo

Item Mix muestra qué artículos y categorías se mueven, para que sepa qué reordenar y qué rebajar.

• Top Item Sales grafica sus diez artículos principales por ventas y por cantidad vendida.
• Top Category Sales muestra lo mismo para las categorías.
• La tabla debajo de las gráficas muestra la cantidad vendida, los reembolsos, los descuentos y los impuestos. Haga clic en el nombre de una columna para ordenar.
• Use el campo Date y el menú desplegable Location para cambiar lo que se muestra.

Sincronice el POS después de cada cambio

Los cambios hechos en el Portal no llegan a un dispositivo hasta que se sincroniza. Hágalo después de cualquier edición de los capítulos anteriores.

Terminal de mostrador

1. Vaya al Home Screen.
2. Toque Sync Now en la parte inferior izquierda.

Terminal portátil

1. Vaya al Home Screen.
2. Toque Settings en la parte superior derecha y luego Sync Now.

Espere a que termine el mensaje de sincronización antes de registrar la siguiente venta.